Aufklärung zur Verarbeitung
personenbezogener Daten in iQUAVIS

Im Zusammenhang mit der Nutzung von iQuavis und verbundenen Plug-Ins werden personenbezogene Daten des Nutzers erhoben, gespeichert und verarbeitet.

Erhobene Daten

Der Name des Nutzers wird zusammen mit der Login-ID samt Passwort und dem zugordneten Lizenzumfang gespeichert. Darüber hinaus können die entsprechende Organisationseinheit sowie die E-Mail Adresse und Telefonnummer hinterlegt werden. Diese Informationen werden zum Zeitpunkt der Einrichtung der Lizenz erfasst, können jedoch jederzeit (durch den Kunden oder durch die Two Pillars GmbH) geändert werden. Im Zusammenhang mit der aktiven Nutzung der Software werden folgende Informationen in Verbindung zur Login-ID gebracht und in einem Log-File gespeichert:

  • Informationen (insb. den Zeitpunkt) über den Login und Logout
  • Informationen (insb. den Zeitpunkt) des Erstellens oder Löschens von Daten
  • Zeitpunkt der Aktualisierung von Daten
  • Weitere Informationen die die Nutzung von iQuavis im Groben widerspiegeln
  • Informationen zu Fehlern in der Software

Verarbeitung und Nutzung der Daten

Die Login-ID und das zugehörige Passwort werden zur Authentifizierung des Logins verarbeitet. Auch der Zugriff und Berechtigungen bzgl. des Datenzugriffs werden hierüber geregelt. Die Nutzer-Informationen werden auch innerhalb der Software dargestellt; das bedeutet, dass der Name des Nutzers auch anderen Nutzern in iQuavis angezeigt wird die bspw. im selben Projekt arbeiten.
Die weiteren Kontaktinformationen (wie bspw. E-Mail) werden genutzt, um – sofern hierfür Bedarf besteht – direkt Kontakt mit dem Nutzer aufnehmen zu können. Dies ist notwendig, wenn Support angefragt wurde oder andere wichtige Gründe bestehen.
Das durch iQuavis erzeugte Log-File wird analysiert, um im Fall von Softwarefehlern die Problembehebung zu ermöglichen oder zu unterstützen. Darüber hinaus kann das Logfile genutzt und analysiert werden, um im Allgemeinen die Funktionsfähigkeit von iQuavis zu erhöhen. Zu diesem Zweck werden die Daten jedoch ohne Bezug zum Klarnamen des Nutzers oder anderen persönlichen Informationen verarbeitet.
Die Verarbeitung der genannten Informationen ist durch Artikel 6(1)(f) der DSGVO legitimiert.

Speicherung und Weitergabe

Die erhobenen Daten werden auf dem für den Betrieb der Software eingerichteten Datenspeicher gespeichert. Es handelt sich dabei um einen durch Microsoft bereitgestellten Server, der ausschließlich in Deutschland betrieben wird. Die erhobenen Daten (gespeichert im Logfile) sind ausschließlich für die Mitarbeiter der Two Pillars GmbH einsehbar. Die Daten können pseudonymisiert an Information Services International-Dentsu (ISID, Japan) weitergeben werden, sofern dies im Zusammenhang mit dem Second-Level-Support oder der Behebung von Fehlern erforderlich ist.

Stand: 12. September 2018